Faire une facture : le guide pas-a-pas conforme 2026

Faire une facture, sur le papier, c'est trois lignes et un total. Dans les faits, c'est un document juridique. Une numerotation ratee, une mention de TVA manquante ou un total qui ne tombe pas juste suffisent a bloquer un paiement, voire a priver votre client de sa deduction de TVA. Voici la methode complete, etape par etape, pour produire une facture conforme aujourd'hui, et prete pour la bascule electronique de septembre 2026.

Comment faire une facture en 5 etapes#

Une facture se construit toujours dans le meme ordre. Suivez ces cinq etapes et vous ne laisserez rien passer, que vous fassiez une facture unique ou des factures en serie.

Etape 1 : rassembler les informations#

Avant d'ouvrir quoi que ce soit, reunissez les deux blocs d'identite. Cote emetteur : votre nom ou raison sociale, l'adresse, le numero SIREN ou SIRET, la forme juridique et le capital pour une societe, le numero de TVA intracommunautaire si vous etes assujetti. Cote client : nom ou denomination, adresse de facturation, et depuis la reforme, le SIRET pour une facture entre professionnels. Ajoutez la reference de la prestation ou de la commande. Une facture ne s'invente pas apres coup : c'est le reflet d'une operation reelle.

Etape 2 : numeroter la facture (sequence continue, sans trou ni doublon)#

Le numero de facture n'est pas un detail administratif, c'est une obligation legale (art. 242 nonies A du CGI). Il doit etre unique, base sur une sequence chronologique continue, sans rupture. Concretement : 2026-001, 2026-002, 2026-003... Vous pouvez utiliser un prefixe par annee ou par serie (un journal distinct pour les avoirs, par exemple), mais a l'interieur d'une serie, aucun numero ne saute et aucun ne se repete. Un trou dans la numerotation, c'est la premiere chose qu'un controleur regarde : il laisse penser qu'une facture a ete supprimee. C'est aussi le premier piege de la facture faite a la main.

Etape 3 : detailler lignes, prix HT, TVA et total TTC#

Chaque ligne decrit un bien ou une prestation : designation precise (pas de "prestations diverses"), quantite, prix unitaire hors taxes. Vous additionnez pour obtenir le total HT, appliquez le ou les taux de TVA ligne par ligne, puis affichez le montant de TVA par taux et le total TTC. Si plusieurs taux coexistent (20 %, 10 %, 5,5 %), ventilez-les : un total de TVA global non detaille rend la facture non conforme et la TVA non deductible pour votre client. Mentionnez enfin les remises ou escomptes eventuels.

Etape 4 : ajouter les mentions obligatoires#

C'est l'etape ou la plupart des factures maison pechent. En plus des identites et des montants, la facture doit porter la date d'emission, la date de l'operation si elle differe, la date ou le delai de paiement, le taux des penalites de retard et l'indemnite forfaitaire de 40 EUR pour frais de recouvrement entre professionnels. Selon votre situation, une mention specifique s'ajoute (franchise de TVA, autoliquidation, sous-traitance BTP). La liste change en 2026 : reportez-vous a toutes les mentions obligatoires d'une facture pour la checklist a jour.

Etape 5 : dater, envoyer et archiver 10 ans#

La facture s'emet au moment de la livraison ou de l'execution de la prestation, pas trois mois plus tard. Une fois datee et transmise au client, elle devient intangible : on ne modifie jamais une facture emise, on emet un avoir pour la corriger. Enfin, conservez chaque facture (emise et recue) pendant 10 ans au titre du Code de commerce. Un PDF perdu dans une boite mail n'est pas un archivage : c'est un risque.

Les mentions obligatoires a ne pas oublier#

Une facture non conforme expose a une amende par mention manquante et donne a votre client un motif legitime de retarder le paiement. Voici le socle a controler avant chaque envoi.

Points forts

Date d'emission + numero unique et sequentiel
Identite complete emetteur (SIREN/SIRET, forme juridique, TVA intra)
Identite complete client + SIRET (facture entre pros)
Designation, quantite et prix unitaire HT precis
Taux et montant de TVA par taux, total HT et total TTC
Date/delai de paiement, penalites de retard, indemnite de 40 EUR

A garder en tete

Numerotation avec trou ou doublon = presomption de facture supprimee
TVA globale non ventilee = non deductible cote client
Designation vague ('prestations diverses') = facture contestable
Mention de franchise ou d'autoliquidation oubliee = non conforme
Facture modifiee apres emission au lieu d'un avoir = irregularite

Le cas de l'auto-entrepreneur en franchise de TVA#

Si vous relevez de la franchise en base, vous ne facturez pas de TVA : pas de taux, pas de montant, un total exprime en montant net. En contrepartie, une mention est obligatoire : "TVA non applicable, art. 293 B du CGI". C'est le point que beaucoup de premieres factures oublient. Pour le reste, les regles d'identite et de numerotation sont identiques a celles d'une societe. Les specificites du statut sont detaillees dans notre page dediee a la facturation en freelance et auto-entrepreneur.

Faire une facture avec ou sans TVA#

La presence de TVA depend d'un seul critere : etes-vous assujetti, ou en franchise ? Le reste de la facture ne change pas.

Vous etes assujetti a la TVA#

Vous affichez le prix hors taxes, appliquez le taux correspondant a chaque ligne (20 % en taux normal, 10 %, 5,5 % ou 2,1 % pour les taux reduits), puis faites apparaitre le montant de TVA par taux, le total HT et le total TTC. Votre numero de TVA intracommunautaire doit figurer sur la facture. Pour une operation intracommunautaire ou une sous-traitance BTP, ajoutez la mention d'autoliquidation adaptee et le numero de TVA du client.

Vous etes en franchise (auto-entrepreneur)#

Aucune TVA n'apparait. Le montant facture est net, sans ligne de taxe, avec la mention "TVA non applicable, art. 293 B du CGI". Attention au seuil : si vous depassez le plafond de franchise en cours d'annee, vous devenez redevable et devez facturer la TVA a partir du premier jour du mois de depassement. Surveiller ce seuil fait partie du travail, et c'est l'un des points ou un outil evite l'erreur.

Du devis a la facture : faire un devis d'abord#

Dans beaucoup de cas, la facture n'est que la derniere etape. En amont, il faut faire un devis. Il n'est pas toujours obligatoire, mais il l'est dans plusieurs situations (travaux du batiment, prestations a la personne, depannage, et des que le client le demande). Meme quand il ne l'est pas, il vous protege : c'est lui qui fixe le perimetre et le prix avant que le travail commence.

Un devis contient l'identite des deux parties, le detail chiffre des prestations (HT, TVA, TTC), une duree de validite et la date. Une fois signe par le client avec la mention "bon pour accord", il vaut contrat. Pour le transformer en facture, vous reprenez les lignes du devis accepte, vous ajoutez un numero de facture et une date d'emission, et vous mentionnez la reference du devis. C'est particulierement vrai chez les artisans du BTP, ou le devis chiffre est le point de depart de toute facturation.

Faire ses factures a la main (Word, Excel, modele) : les limites en 2026#

Soyons clairs : faire une facture sur Word, Excel ou a partir d'un modele gratuit est parfaitement legal aujourd'hui. Pour quelques factures par mois, cela suffit. Le probleme n'est pas la legalite, ce sont les erreurs que la methode manuelle rend probables :

La numerotation se gere a la main, donc elle finit par sauter un numero ou en dupliquer un ; c'est mecanique.
Il n'existe aucune piste d'audit fiable : un fichier Excel se modifie apres coup sans laisser de trace, ce qui fragilise la valeur probante de la facture.
Et surtout, un PDF envoye par e-mail n'est pas une facture electronique au sens de la reforme. Le format libre ne survivra pas a la bascule qui arrive.

C'est le vrai basculement : ce qui etait tolere le sera de moins en moins a mesure que l'obligation de facturation electronique se generalise.

La bascule e-facture 2026 : ce que ca change pour vos factures#

La reforme de la facturation electronique 2026 modifie la nature meme d'une facture entre professionnels. Selon le calendrier publie par l'administration (impots.gouv.fr), toutes les entreprises devront pouvoir recevoir une facture electronique au 1er septembre 2026. L'obligation d'emettre suit par paliers : d'abord les grandes entreprises et ETI, puis les PME, TPE et micro-entrepreneurs a l'echeance suivante.

Deux changements concrets pour votre facon de faire une facture :

Le fichier n'est plus un PDF libre mais un format structure que les logiciels lisent automatiquement (Factur-X, UBL ou CII, conformes a la norme europeenne EN 16931).
La facture ne s'envoie plus par e-mail direct : elle transite par une plateforme agreee. La liste de reference est publiee par la DGFiP ; nous la suivons dans notre guide sur la liste des plateformes agreees (PDP).

Prudence sur ce terrain : le statut d'une plateforme se verifie uniquement sur la liste officielle, et aucun editeur ne devrait etre presente comme "agree" sans y figurer. En cas de doute, remontez toujours a la source.

Faut-il un logiciel pour faire ses factures ?#

La reponse honnete depend de votre volume. Seul, avec quelques factures par mois et deja une methode fiable, un modele bien construit peut tenir jusqu'a votre echeance d'emission electronique. Des que vous faites des factures regulieres, recurrentes ou en equipe, un logiciel change trois choses : la numerotation automatique sans trou, les mentions et la TVA calculees sans oubli, et surtout la generation d'un format structure transmissible via une plateforme, que Word ne produira jamais.

Cote budget, l'offre va du gratuit a une trentaine d'euros par mois selon le profil : voyez combien coute un logiciel de facturation. Pour tester sans depenser, il existe des outils permettant de faire une facture gratuitement avec un logiciel. Et pour arbitrer entre les solutions, notre classement independant recense les meilleurs logiciels de facturation 2026, avant de vous aider a choisir le bon outil selon votre profil.

Questions frequentes

Comment faire une facture quand on est auto-entrepreneur ?

Comme une entreprise classique, avec une difference : en franchise de TVA, vous ne facturez aucune taxe et ajoutez la mention 'TVA non applicable, art. 293 B du CGI'. Le reste ne change pas : identite complete, numero unique et sequentiel, date, designation precise, total net et delai de paiement.

Peut-on faire une facture sur Word ou Excel ?

Oui, c'est legal aujourd'hui pour un faible volume. Mais la methode expose a des erreurs de numerotation et n'offre pas de piste d'audit fiable. Surtout, un PDF Word n'est pas une facture electronique au format structure : il ne repondra pas a l'obligation qui se generalise a partir de septembre 2026.

Comment faire une facture gratuitement ?

Plusieurs logiciels proposent une offre gratuite qui gere la numerotation, les mentions obligatoires et le calcul de la TVA. C'est plus fiable qu'un modele Word et souvent suffisant pour un independant. Comparez les options sur notre page dediee au logiciel de facturation gratuit avant de choisir.

Comment numeroter ses factures ?

Avec une sequence chronologique continue, sans trou ni doublon (art. 242 nonies A du CGI). Un format simple comme 2026-001, 2026-002 convient. Vous pouvez utiliser des series distinctes (factures, avoirs), mais chaque serie doit rester continue. La numerotation manuelle est la premiere source d'erreur.

Une facture est-elle obligatoirement electronique en 2026 ?

Pas pour tout le monde en meme temps. Selon le calendrier officiel (impots.gouv.fr), toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir une facture electronique au 1er septembre 2026, mais l'obligation d'emettre s'applique par paliers, d'abord aux grandes entreprises et ETI, puis aux PME et micro-entrepreneurs a l'echeance suivante. Verifiez votre echeance sur la source officielle.

Sources officielles

[1]service-public.fr - Facture entre professionnels : mentions obligatoires et regles(consulte le 5 juillet 2026)
[2]DGFiP / impots.gouv.fr - Je passe a la facturation electronique : calendrier et plateformes(consulte le 5 juillet 2026)
[3]economie.gouv.fr - Facturation electronique : ce qui change pour les entreprises(consulte le 5 juillet 2026)
[4]Legifrance - Code general des impots, article 293 B (franchise en base de TVA)(consulte le 5 juillet 2026)

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