Faire une facture : le guide pas-à-pas conforme 2026

Faire une facture, sur le papier, c'est trois lignes et un total. Dans les faits, c'est un document juridique. Une numérotation ratée, une mention de TVA manquante ou un total qui ne tombe pas juste suffisent à bloquer un paiement, voire à priver votre client de sa déduction de TVA. Voici la méthode complète, étape par étape, pour produire une facture conforme aujourd'hui, et prête pour la bascule électronique de septembre 2026.

Comment faire une facture en 5 étapes#

Une facture se construit toujours dans le même ordre. Suivez ces cinq étapes et vous ne laisserez rien passer, que vous fassiez une facture unique ou des factures en série.

Étape 1 : rassembler les informations#

Avant d'ouvrir quoi que ce soit, réunissez les deux blocs d'identité. Côté émetteur : votre nom ou raison sociale, l'adresse, le numéro SIREN ou SIRET, la forme juridique et le capital pour une société, le numéro de TVA intracommunautaire si vous êtes assujetti. Côté client : nom ou dénomination, adresse de facturation, et depuis la réforme, le SIRET pour une facture entre professionnels. Ajoutez la référence de la prestation ou de la commande. Une facture ne s'invente pas après coup : c'est le reflet d'une opération réelle.

Étape 2 : numéroter la facture (séquence continue, sans trou ni doublon)#

Le numéro de facture n'est pas un détail administratif, c'est une obligation légale (art. 242 nonies A du CGI). Il doit être unique, basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture. Concrètement : 2026-001, 2026-002, 2026-003... Vous pouvez utiliser un préfixe par année ou par série (un journal distinct pour les avoirs, par exemple), mais à l'intérieur d'une série, aucun numéro ne saute et aucun ne se répète. Un trou dans la numérotation, c'est la première chose qu'un contrôleur regarde : il laisse penser qu'une facture a été supprimée. C'est aussi le premier piège de la facture faite à la main.

Étape 3 : détailler lignes, prix HT, TVA et total TTC#

Chaque ligne décrit un bien ou une prestation : désignation précise (pas de "prestations diverses"), quantité, prix unitaire hors taxes. Vous additionnez pour obtenir le total HT, appliquez le ou les taux de TVA ligne par ligne, puis affichez le montant de TVA par taux et le total TTC. Si plusieurs taux coexistent (20 %, 10 %, 5,5 %), ventilez-les : un total de TVA global non détaillé rend la facture non conforme et la TVA non déductible pour votre client. Mentionnez enfin les remises ou escomptes éventuels.

Étape 4 : ajouter les mentions obligatoires#

C'est l'étape où la plupart des factures maison pèchent. En plus des identités et des montants, la facture doit porter la date d'émission, la date de l'opération si elle diffère, la date ou le délai de paiement, le taux des pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de 40 EUR pour frais de recouvrement entre professionnels. Selon votre situation, une mention spécifique s'ajoute (franchise de TVA, autoliquidation, sous-traitance BTP). La liste change en 2026 : reportez-vous à toutes les mentions obligatoires d'une facture pour la checklist à jour.

Étape 5 : dater, envoyer et archiver 10 ans#

La facture s'émet au moment de la livraison ou de l'exécution de la prestation, pas trois mois plus tard. Une fois datée et transmise au client, elle devient intangible : on ne modifie jamais une facture émise, on émet un avoir pour la corriger, en respectant les règles de numérotation. Enfin, conservez chaque facture (émise et reçue) pendant 10 ans au titre du Code de commerce. Un PDF perdu dans une boîte mail n'est pas un archivage : c'est un risque.

Les mentions obligatoires à ne pas oublier#

Une facture non conforme expose à une amende par mention manquante et donne à votre client un motif légitime de retarder le paiement. Voici le socle à contrôler avant chaque envoi.

Le cas de l'auto-entrepreneur en franchise de TVA#

Si vous relevez de la franchise en base, vous ne facturez pas de TVA : pas de taux, pas de montant, un total exprimé en montant net. En contrepartie, une mention est obligatoire : "TVA non applicable, art. 293 B du CGI". C'est le point que beaucoup de premières factures oublient. Pour le reste, les règles d'identité et de numérotation sont identiques à celles d'une société. Les spécificités du statut sont détaillées dans notre page dédiée à la facturation en freelance et auto-entrepreneur.

Faire une facture avec ou sans TVA#

La présence de TVA dépend d'un seul critère : êtes-vous assujetti, ou en franchise ? Le reste de la facture ne change pas.

Vous êtes assujetti à la TVA#

Vous affichez le prix hors taxes, appliquez le taux correspondant à chaque ligne (20 % en taux normal, 10 %, 5,5 % ou 2,1 % pour les taux réduits), puis faites apparaître le montant de TVA par taux, le total HT et le total TTC. Votre numéro de TVA intracommunautaire doit figurer sur la facture. Pour une opération intracommunautaire ou une sous-traitance BTP, ajoutez la mention d'autoliquidation adaptée et le numéro de TVA du client.

Vous êtes en franchise (auto-entrepreneur)#

Aucune TVA n'apparaît. Le montant facturé est net, sans ligne de taxe, avec la mention "TVA non applicable, art. 293 B du CGI". Attention au seuil : si vous dépassez le plafond de franchise en cours d'année, vous devenez redevable et devez facturer la TVA à partir du premier jour du mois de dépassement. Surveiller ce seuil fait partie du travail, et c'est l'un des points où un outil évite l'erreur.

Du devis à la facture : faire un devis d'abord#

Dans beaucoup de cas, la facture n'est que la dernière étape. En amont, il faut faire un devis. Il n'est pas toujours obligatoire, mais il l'est dans plusieurs situations (travaux du bâtiment, prestations à la personne, dépannage, et dès que le client le demande). Même quand il ne l'est pas, il vous protège : c'est lui qui fixe le périmètre et le prix avant que le travail commence.

Un devis contient l'identité des deux parties, le détail chiffré des prestations (HT, TVA, TTC), une durée de validité et la date. Une fois signé par le client avec la mention "bon pour accord", il vaut contrat. Pour le transformer en facture, vous reprenez les lignes du devis accepté, vous ajoutez un numéro de facture et une date d'émission, et vous mentionnez la référence du devis. C'est particulièrement vrai chez les artisans du BTP, où le devis chiffré est le point de départ de toute facturation.

Faire ses factures à la main (Word, Excel, modèle) : les limites en 2026#

Soyons clairs : faire une facture sur Word, Excel ou à partir d'un modèle gratuit est parfaitement légal aujourd'hui. Pour quelques factures par mois, cela suffit. Le problème n'est pas la légalité, ce sont les erreurs que la méthode manuelle rend probables :

• La numérotation se gère à la main, donc elle finit par sauter un numéro ou en dupliquer un ; c'est mécanique.
• Il n'existe aucune piste d'audit fiable : un fichier Excel se modifie après coup sans laisser de trace, ce qui fragilise la valeur probante de la facture.
• Et surtout, un PDF envoyé par e-mail n'est pas une facture électronique au sens de la réforme. Le format libre ne survivra pas à la bascule qui arrive.

C'est le vrai basculement : ce qui était toléré le sera de moins en moins à mesure que l'obligation de facturation électronique se généralise.

La bascule e-facture 2026 : ce que ça change pour vos factures#

La réforme de la facturation électronique 2026 modifie la nature même d'une facture entre professionnels. Selon le calendrier publié par l'administration (impots.gouv.fr), toutes les entreprises devront pouvoir recevoir une facture électronique au 1er septembre 2026. L'obligation d'émettre suit par paliers : d'abord les grandes entreprises et ETI, puis les PME, TPE et micro-entrepreneurs à l'échéance suivante.

Deux changements concrets pour votre façon de faire une facture :

1. Le fichier n'est plus un PDF libre mais un format structuré que les logiciels lisent automatiquement (Factur-X, UBL ou CII, conformes à la norme européenne EN 16931).
2. La facture ne s'envoie plus par e-mail direct : elle transite par une plateforme agréée. La liste de référence est publiée par la DGFiP ; nous la suivons dans notre guide sur la liste des plateformes agréées (PDP).

Prudence sur ce terrain : le statut d'une plateforme se vérifie uniquement sur la liste officielle, et aucun éditeur ne devrait être présenté comme "agréé" sans y figurer. En cas de doute, remontez toujours à la source.

Faut-il un logiciel pour faire ses factures ?#

La réponse honnête dépend de votre volume. Seul, avec quelques factures par mois et déjà une méthode fiable, un modèle bien construit peut tenir jusqu'à votre échéance d'émission électronique. Dès que vous faites des factures régulières, récurrentes ou en équipe, un logiciel change trois choses : la numérotation automatique sans trou, les mentions et la TVA calculées sans oubli, et surtout la génération d'un format structuré transmissible via une plateforme, que Word ne produira jamais.

Côté budget, l'offre va du gratuit à une trentaine d'euros par mois selon le profil : voyez combien coûte un logiciel de facturation. Pour tester sans dépenser, il existe des outils permettant de faire une facture gratuitement avec un logiciel. Et pour arbitrer entre les solutions, notre classement indépendant recense les meilleurs logiciels de facturation 2026, avant de vous aider à choisir le bon outil selon votre profil.

Questions frequentes

Comment faire une facture quand on est auto-entrepreneur ?+

Comme une entreprise classique, avec une différence : en franchise de TVA, vous ne facturez aucune taxe et ajoutez la mention 'TVA non applicable, art. 293 B du CGI'. Le reste ne change pas : identité complète, numéro unique et séquentiel, date, désignation précise, total net et délai de paiement.

Peut-on faire une facture sur Word ou Excel ?+

Oui, c'est légal aujourd'hui pour un faible volume. Mais la méthode expose à des erreurs de numérotation et n'offre pas de piste d'audit fiable. Surtout, un PDF Word n'est pas une facture électronique au format structuré : il ne répondra pas à l'obligation qui se généralise à partir de septembre 2026.

Comment faire une facture gratuitement ?+

Plusieurs logiciels proposent une offre gratuite qui gère la numérotation, les mentions obligatoires et le calcul de la TVA. C'est plus fiable qu'un modèle Word et souvent suffisant pour un indépendant. Comparez les options sur notre page dédiée au logiciel de facturation gratuit avant de choisir.

Comment numéroter ses factures ?+

Avec une séquence chronologique continue, sans trou ni doublon (art. 242 nonies A du CGI). Un format simple comme 2026-001, 2026-002 convient. Vous pouvez utiliser des séries distinctes (factures, avoirs), mais chaque série doit rester continue. La numérotation manuelle est la première source d'erreur.

Une facture est-elle obligatoirement électronique en 2026 ?+

Pas pour tout le monde en même temps. Selon le calendrier officiel (impots.gouv.fr), toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir une facture électronique au 1er septembre 2026, mais l'obligation d'émettre s'applique par paliers, d'abord aux grandes entreprises et ETI, puis aux PME et micro-entrepreneurs à l'échéance suivante. Vérifiez votre échéance sur la source officielle.

Sources officielles

1. [1]service-public.fr - Facture entre professionnels : mentions obligatoires et règles(consulte le 5 juillet 2026)
2. [2]DGFiP / impots.gouv.fr - Je passe à la facturation électronique : calendrier et plateformes(consulte le 5 juillet 2026)
3. [3]economie.gouv.fr - Facturation électronique : ce qui change pour les entreprises(consulte le 5 juillet 2026)
4. [4]Legifrance - Code général des impôts, article 293 B (franchise en base de TVA)(consulte le 5 juillet 2026)

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• Une fois la facture payée, votre client peut exiger une facture acquittée : mention, valeur de preuve et pièges.

Pour aller plus loin#

• Toutes les mentions obligatoires d'une facture (2026)
• La réforme de la facturation électronique 2026
• La liste des plateformes agréées (PDP)
• Comment choisir son logiciel de facturation